08-636 53 10 info@onlinepartner.se

Charon

Back Home

Charon

Effektiv hantering av konton som ska avslutas

Vilka rutiner behövs för att garantera att information om kontoinnehavare i G Suite (Google Apps) inte bevaras längre än vad lagen tillåter? Personuppgiftslagen, PUL, är väldigt tydlig när det gäller att uppgifter måste raderas när till exempel skolelever eller anställda slutar. Med Charon* skapar ni tydliga rutiner och får verktyg som automatiserar hanteringen av konton som ska avslutas.

Online Partners styrka är att vi har kunskapen om vilka förbättringar och anpassningar som kan göras i G Suite. Charon ingår i en serie egenutvecklade applikationer som gör att Online Partner AB kan tillföra mycket mer funktionalitet och hävstång till våra kunders affärs- och verksamhetsprocesser, än vad som är möjligt med G Suite-licenser i standardutförande.

Tydliga rutiner

Med Charon kan ni redan när ett konto aktiveras, bestämma hur länge personuppgifterna i G Suite ska bevaras och när de ska tas bort när eleven slutat eller anställningen upphört. Ni får en tydlig policy för hur uppgifter kommer att behandlas, för vilket ändamål man behandlar dem och när de ska tas bort. Dessutom innehåller Charon ett effektivt verktyg för att avidentifiera information och för att på ett säkert sätt kunna förstöra uppgifterna – helt automatiskt.

Automatisk hantering

En automatisk funktion är speciellt viktigt i stora organisationer och skolor där t ex elever i stort antal slutar efter varje vårtermin. Det är inte hanterbart att manuellt gå in och arkivera all information som eleven lämnat efter sig. Med Charon kan ni snabbt och effektivt ta hand om alla konton som ska avslutas vilket innebär att ni kan vara trygga i vetskapen om att personuppgifter inte bevaras längre tid än vad PUL tillåter.

Högsta integritet och säkerhet

När ett stort antal konton ligger oanvända på grund av bristande rutiner finns det också en risk att någon kommer åt ett tidigare aktivt, men sedan länge oanvänt eller inaktiverat konto, och börjar använda det. Ett exempel är att en ny elev börjar i skolan och blir tilldelad ett konto som använts tidigare av en elev med samma namn. Den nya eleven kommer då åt all information varav en del kan vara av känslig karaktär. Med Charon upprätthåller ni högt ställda krav på integritet och säkerhet.

Betala inte för fler licenser än vad ni behöver

Företag med avgiftsbelagda G Suite for Work-licenser kan spara mycket pengar med tydliga rutiner och effektiva verktyg för att hantera konton som ska avslutas. I en större organisation med några hundra anställda kan antalet oanvända konton snabbt växa när anställningar upphör.

Exempel: om det ligger 50 oanvända konton i er G Suite-domän kan Charon frigöra licenserna så att de kan återanvändas eller avslutas, vilket bidrar till att licensavgifterna minskas med ett värde upp till 45 000:-.

Så här fungerar Charon

Charon konfigureras för att hålla reda på vilka konton som är inaktiva. Ni definierar själva vad som avgör att ett konto är inaktivt. I konfigurationen bestäms att konton ska raderas efter ett angivet antal dagars inaktivitet. Innan kontot raderas genomförs en automatisk Google Takeout. Det innebär att all information som är kopplad till innehavarens konto, exporteras till en zip-fil och läggs på ett arkivkonto. För att få access till arkivkontot används dubbelautenticering – två personer i er organisationen som tillsammans loggar in.

Personuppgiftslagen 1998:204

9 § Den personuppgiftsansvarige skall se till att

  • alla rimliga åtgärder vidtas för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen, och
  • personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

Vem var Charon?

Charon var underjordens färjkarl. Förde de avlidnas själar över floden Styx till dödsriket Hades. Togs de inte om hand och gavs en ordentlig begravning, irrade de omkring längs flodens strand i evinnerlig tid. På samma sätt gör Charon ett ordentligt avslut och tar hand om konton och användarinformation som inte längre används.