Drive Mechanic

Ordning & reda på Google Drive med företagsanpassad mappstruktur

En av de vanligaste utmaningarna med att använda Google Drive är att alla användare delar mappar och filer direkt med varandra, vilket kan upplevas som ostrukturerat och rörigt. När många användare delar på gemensamma resurser i en mappstruktur, finns det dessutom en risk att information oavsiktligt raderas. Drive Mechanic skapar ordning och reda bland behörigheter och mappstrukturer samt skyddar informationen från att raderas.

Skapar en strukturerad miljö i Google Drive

Online Partners styrka är att vi har kunskapen om vilka förbättringar och anpassningar som kan göras i G Suite. En av de vanligaste utmaningarna med att använda Google Drive är att alla användare delar mappar och filer direkt med varandra vilket av många kan upplevas som ostrukturerat. Vi kan erbjuda våra kunder konsultation och hjälp att bygga upp mappstrukturer med bland annat rollbaserade grupper där varje användare tilldelas korrekta behörigheter och där datat ägs av systemkonton. Behörigheter kan styras via grupper och bidra till ett rollbaserat arbetssätt istället för att varje individ har ett eget sätt.

Lägger automatiskt till mappar åt användarna

Drive Mechanic skapar ordning och reda bland behörigheter och mappstrukturer och bidrar till en miljö i Google Drive där en eller flera mappar blir den centrala utgångspunkten för alla användares arbete. När nya användare tillkommer i G Suite-domänen, delar Drive Mechanic automatiskt ut den eller de mappar som användaren ska ha tillgång till.

Skyddar information från att raderas

Drive Mechanic kan automatisk ta över ägarskapet av filer och undermappar i en mappstruktur för att säkerställa att all information bevaras intakt. Det finns en rad olika konfigurationsmöjligheter som alla syftar till att skydda information från att raderas manuellt av användarna eller när en användares konto avslutas i G Suite-domänen. Drive Mechanic hanterar även olika typer av behörigheter för att förhindra att filer kan delas och redigeras av obehöriga.

Frigör lagringsutrymme

Drive Mechanic kan användas till att frigöra lagringsutrymme på användarnas konton. När ett systemkonto är ägare av alla filer i mappstrukturen, belastas inte lagringsutrymmet på användarens konto. Istället är det systemkontots lagringsutrymme som tas i anspråk och man undviker därmed behovet av att utöka lagringsutrymme hos användarna eftersom filer i de flesta fall inte lagras på deras konton.

Schemalagd aktivering

Drive Mechanic kan aktiveras vid behov eller schemaläggas efter förutbestämda intervaller. När Drive Mechanic aktiveras, blir användarna tilldelade behörigheter och de mappar som de ska ha tillgång till. Eventuella felaktigheter bland behörigheter och mappar städas bort. I en stor organisation med många användare kan det genomföras ett stort antal förändringar bland behörigheter och mappstrukturer varje dag. För att upprätthålla ordning och reda på Google Drive kan man behöva schemalägga att Drive Mechanic verifierar behörigheterna i mappstrukturen varje dygn.